Kebutuhan Sistem Informasi
Informasi merupakan hal yang dianggap memiliki tingkat lebih tinggi dan aktif dibandingkan dengan data. Informasi yang diperoleh melalui suatu sistem dan teknologi merupakan suatu pengetahuan yang akan digunakan untuk pengambilan suatu keputusan.
Pada suatu sistem informasi terdapat komponen-komponen seperti :
* perangkat keras (hardware): mencakup piranti-piranti fisik seperti komputer, server, dan printer;
* perangkat lunak (software) atau program: sekumpulan instruksi yang memungkinkan perangkat keras untuk dapat memproses data;
* prosedur: sekumpulan aturan yang dipakai untuk mewujudkan pemrosesan data dan keluaran yang dikehendaki;
* orang: semua pihak yang bertanggung jawab dalam pengembangan sistem informasi, pemrosesan, dan penggunaan keluaran sistem informasi;
* basisdata (database): sekumpulan tabel, hubungan, data grafis, dan lain-lain yang berkaitan dengan penyimpanan data;
* jaringan komputer dan komunikasi data: sistem penghubung yang memungkinkan sumber (resources) dipakai secara bersama atau diakses oleh sejumlah pemakai.
Dalam Tahapan Pembangunan Sistem Informasi .Sistem Informasi diperlukan untuk beberapa tahapan yang satu sama lain saling berkaitan dan merupakan suatu siklus yang tidak pernah berhenti. Adapaun tahapan yang dilakukan adalah sebagai berikut:
a. Identifikasi
Pemahaman awal perlunya pembuatan sistem informasi dan permintaan formal untuk mengembangkan sistem informasi.
b. Inisiasi dan Perencanaan
Untuk menentukan spesifikasi kebutuhan dan untuk mengetahui bagaimana sistem informasi dapat membantu penyelesaian permasalahan. Pada tahap ini dibuat keputusan perlunya dibuat suatu aplikasi atau mengembangkan aplikasi yang sudah ada.
c. Analisis
Melakukan analisis untuk membuat spesifikasi dan mengstrukturkan kebutuhan pengguna serta menseleksi aplikasi lain yang sudah ada. Pada tahapan ini akan diperoleh spesifikasi fungsional sistem.
d. Perencanaan Logika
Mendapatkan dan menstrukturkan kebutuhan sistem informasi secara keseluruhan. Pada tahap ini akan diperoleh spesifikasi rinci data, laporan, tampilan, dan aturan pemrosesan
e. Perancangan Fisik
Mengembangkan spesifikasi teknologi yang akan digunakan, pada tahap ini akan diperoleh struktur program dan basisdata, serta perancangan struktur fisik.
f. Implementasi
Pembuatan program dan basisdata, melakukan instal dan menguji sistem. Pada tahapan ini akan diperoleh program aplikasi dan dokumentasi.
g. Pemeliharaan
Melakukan pemantauan kegunaan dan fungsi sistem, serta melakukan audit sistem secara periodik.
Prinsip Pengembangan Sistem
Sewaktu Anda melakukan proses pengembangan sistem, beberapa prinsip harus tidak boleh dilupakan. Prinsip-prinsip ini adalah sebagai berikut ini:
1. Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen.
Setelah sistem selesai dikembangkan, maka yang akan menggunakan informasi dari sistem ini adalah manajemen, sehingga sistem harus dapat mendukung, kebutuhan yang diperlukan oleh manajemen. Pada waktu Anda mengembangkan sistem, maka prinsip ini harus selalu diingat.
2. Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar.
Sistem informasi yang akan Anda kembangkan membutuhkan dana modal yang tidak sedikit, apalagi dengan digunakannya teknologi yang mutakhir.
Sistem yang dikembangkan ini merupakan investasi modal yang besar. Seperti halnya dengan investasi modal lainnya yang dilakukan oleh perusahaan, maka setiap investasi modal harus mempertimbangkan 2 hal berikut ini:
1. Semua alternatif yang ada harus diinvestigasi
Bila alternatif yang ada diabaikan dan sudah terlanjur menanamkan dana ke suatu proyek investasi tertentu, maka investor akan kehilangan kesempatan untuk menanamkan dananya ke investasi yang lain. Ekonom menyebut hal ini dengan istilah biaya kesempatan (opportunity cost). Misalnya Anda mempunyai dana sebesar Rp X,- dan bila di investasikan ke proyek A akan mendapatkan keuntungan sebesar Rp A,-, maka Rp A,- ini yang disebut dengan opportunity cost. Bila Anda tidak menginvestasikan dana Anda sebesar Rp X.- tersebut ke proyek A, tetapi ke proyek B, maka proyek B harus memberikan hasil lebih besar dari opportunity cost yang hilang akibat tidak diinvestasikan ke proyek A. oleh karena itu dari beberapa alternatip investasi yang ada harus di investigasi untuk menentukan alternatip yang terbaik atau yang paling menguntungkan.
2. Investasi yang terbaik harus bernilai.
Belum tentu alternatip terbaik merupakan investasi yang menguntungkan. Investasi terbaik ini memang menguntungkan dibandingkan dengan alternatip yang lainnnya, tetapi untuk investasi terbaik ini sendiri harus juga diukur. Investasi ini baru dikatakan menguntungkan bila bernilai yang artinya manfaat (benefit) atau hasil baliknya lebih besar dari biaya untuk memperolehnya (cost). Cost-benefit analysis atau cost-effectiveness analysis dapat digunakan untuk menentukan apakah proyek investasi tersebut bernilai atau tidak.
3. Sistem yang dikembangkan memerlukan orang-orang yang terdidik.
Manusia merupakan faktor utama yang menentukan berhasil tidaknya suatu sistem, baik dalam proses pengembangannya, penerapannya, maupun dalam proses operasinya. Oleh karena itu orang yang terlibat dalam pengembangan maupun penggunaan sistem ini harus merupakan orang yang terdidik tentang permasalahan-permasalahan yang ada dan terhadap solusi-solusi yang mungkin dilakukan. Terdidik disini bukan berarti harus secara formal duduk di perguruan tinggi, tetapi dapat dilakukan secara latihan kerja (on the job training). Analis sistem harus mempunyai pendidikan terhadap masalah yang dihadapinya. Tidaklah mungkin seorang analis sistem akan mengembangkan suatu sistem informasi bisnis tanpa mempunyai pengetahuan sedikitpun tentang bisnis atau akan mengembangkan sistem informasi akuntansi tanpa mengetahui pengetahuan sedikitpun tentang akuntansi dan teknologi komputer. Bagaimana mungkin nantinya analis sistem ini akan berkomunikasi dengan manajemen dan programmer yang akan membuat programnya. Demikian juga dengan pemakai sistem harus merupakan orang yang terdidik tentang sistem ini dan dapat dilakukan dengan memberikan on-the-job training kepada mereka tentang cara menggunakan sistem yang diterapkan.
4. Tahapan kerja dan tugas-tugas yang harus dilakukan dalam proses pengembangan sistem.
Proses pengembangan sistem umumnya melibatkan beberapa tahapan kerja dan melibatkan beberapa personil dalam bentuk suatu team untuk mengerjakannya. Pengalaman menunjukan bahwa tanpa adanya perencanaan dan koordinasi yang baik, maka proses pengembangan sistem tidak akan berhasil dengan memuaskan. Untuk maksud ini sebelum proses pengembangan sistem dilakukan, maka harus dibuat terlebih dahulu skedul kerja yang menunjukkan tahapan-tahapan kerja dan tugas-tugas pekerjaan yang akan dilakukan, sehingga proses pengembangan sistem dapat dilakukan dan selesai dengan berhasil sesuai dengan waktu dan anggaran yang direncanakan. Siklus atau Daur Hidup Pengembangan Sistem (Systems Development Life Cycle atau SDLC) umumnya menunjukkan tahapan-tahapan kerja dan tugas-tugas kerja yang harus dilakukan. Beberapa methodology pengembangan sistem juga menyediakan lebih terinci konsep kerja yang harus dilakukan dalam proses pengembangan sistem.
5. Proses pengembangan sistem tidak harus urut.
Prinsip ini kelihatannya bertentangan dengan prinsip nomor 4, tetapi tidaklah sedemikian. Tahapan kerja dari pengembangan sistem di prinsip nomor 4 menunjukkan langkah-langkah yang harus dilakukan secara bersama-sama. Ingatlah waktu adalah uang. Misalnya di dalam pengembangan sistem, perancangan output merupakan tahapan yang harus dilakukan sebelum melakukan perancangan file. Ini tidak berarti bahwa semua output harus dirancang semuanya terlebih dahulu baru dapat melakukan perancangan file, tetapi dapat dilakukan secara serentak, yaitu sewaktu proses pengadaan hardware.
6. Jangan takut membatalkan proyek.
Umumnya hal ini merupakan pantangan untuk membatalkan suatu proyek yang sedang berjalan. Keputusan untuk meneruskan suatu proyek atau membatalkannya memang harus dievaluasi dengan cermat. Untuk kasus-kasus yang tertentu, dimana suatu proyek terpaksa harus dihentikan atau dibatalkan karena sudah tidak layak lagi, maka harus dilakukan dengan tegas. Keraguan untuk terus melanjutkan proyek yang tidak layak lagi karena sudah terserapnya dana kedalam proyek ini hanya akan memubang dana yang sia-sia. Ekonom menyebut dana yang sudah terserap ini dengan istilah sunk cost dan sunk cost ini tidak relevan untuk digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan, karena biaya ini sudahtidak dapat ditarik kembali. Jika proyek yang tidak layak masih terus dilanjutkan lagi, maka dana berikutnya yang terserap akan sia-sia.
7. Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan sistem.
Tahapan Pengembangan sistem Informasi
Kegiatan pengembangan sistem dapat diartikan sebagai kegiatan membangun
sistem baru untuk menggantikan atau memperbaiki atau meningkatkan fungsi
sistem yang lama / ada.
Dasar pertimbangan :
1. Banyak timbul permasalahan.
a. Sistem lama tidak sesuai lagi dengan kebutuhan :
~ Tidak efisien dalam operasinya.
~ Kesalahan proses/hasil.
~ Manfaat yang diperoleh berkurang.
b. Perkembangan organisasi.
Berhubungan dengan kebutuhan informasi yang lebih baik dan luas,
jumlah data yang dioleh meningkat, dan perubahan prosedur.
2. Untuk meningkatkan kesempatan usaha.
Kecepatan informasi atau efisiensi waktu sangat menentukan berhasil atau
tidaknya strategi dan rencana dalam meningkatkan peluang pasar,
pelayanan, keuntungan dan proses pengambilan keputusan.
3. Adanya instruksi perubahan.
Berasal dari dalam (pimpinan) atau luar organisasi (peraturan pemerintah)
Indikator-indikator sistem yang mengalami masalah :
a. Keluhan pelangan terhadap pelayanan.
b. Pelaporan yang salah / terlambat / sulit.
c. Pembayaran yang terlambat.
d. Biaya operasi yang tinggi.
e. Investasi yang tidak efisien.
f. Peramalan penjualan dan produksi yang salah.
g. Waktu kerja yang berlebihan.
h. Kesalahan manual yang tinggi.
i. Pengolah file-file yang tidak teratur, dan lain-lain.
Pengembangan sistem harus memberikan peningkatan dalam aspek :
1. Performance (hasil kerja)
2. Information (kualitas)
3. Economy (keuntungan, penurunan biaya)
4. Control (pengendalian kesalahan)
5. Efficiency (efisiensi operasi/sumber daya)
6. Services (pelayanan)
Prinsip pengembangan sistem
1. Mendukung kebutuhan informasi manajemen.
2. Memerlukan investasi modal yang besar.
3. Membutuhkan staff yang terlatih/terdidik.
4. Membutuhkan perencanaan, koordinasi dan tahapan kerja.
Sasaran kriteria penilaian supaya sistem efektif dan efisien :
1. Relevance (sesuai kebutuhan).
2. Capacity (kapasitas sistem).
3. Efficiency (efisiensi sistem).
4. Timeliness (ketepatan waktu untuk menghasilkan informasi).
5. Accessibility(kemudahan akses).
6. Flexibility (keluwesan sistem).
7. Accuracy (ketepatan nilai dari informasi).
8. Reliability (keandalan sistem).
9. Security (keamanan sistem).
10.Economy (nilai ekonomis sistem).
11.Simplicity (kemudahan sistem digunakan).
Siklus hidup pengembangan sistem (system life cycle).
Menggambarkan tahapan-tahapan utama dan langkah-langkah dari setiap tahapan :
1. Problem definition.
2. Feasibility study.
Bertujuan untuk mengetahui ruang lingkup pekerjaan.
3. Analysis.
Bertujuan untuk memahami sistem yang ada, mengidentifikasi masalah dan
mencari solusinya.
4. System design.
Bertujuan mendesain sistem baru yang dapat menyelesaikan masalah-masalah
yang dihadapi perusahaan.
5. Detailed design.
Membuat sistem baru (hardware dan software).
6. Implementation.
Bertujuan untuk mengimplementasikan sistem yang baru.
7. Maintenance.
Bertujuan agar sistem dapat berjalan secara optimal.
1.2.Penerapan tahapan pengembangan sistem
Beberapa cara dapat ditempuh dalam penerapan tahapan pengembangan sistem
informasi, yaitu secara berurut (watelfall), iterasi dan spiral.
Waterfall, setiap tahapan harus diselesaikan terlebih dahulu secara
penuh sebelum meneruskan ke tahapan berikutnya, dengan tujuan menghindari
terjadinya pengulangan tahapan tersebut. Proses ini lebih cocok untuk
diterapkan dalam pengembangan "Mass Product". Iterasi/spiral, tahapan-
tahapan tersebut dilaksanakan dengan memakai teknik iteration/pengulangan
di mana suatu proses dilaksanakan secara berulang-ulang sampai mendapatkan
hasil yang diinginkan. Umumnya proses ini diaplikasikan untuk pembuatan
"Tailor Made Product".
1.3.Pendekatan pengembangan sistem
Pengembangan sistem adalah metode / prosedur / konsep / aturan yang
digunakan untuk mengembangkan suatu sistem informasi atau pedoman
bagaimana dan apa yang harus dikerjakan selama pengembangan sistem
(algorithm). Metode adalah suatu cara, teknik sistematik untuk
mengerjakan sesuatu.
Terdapat beberapa pendekatan, yaitu :
a. Klasik lawan terstruktur
(dipandang dari metodologi yang digunakan)
b. Sepotong lawan sistem
(dipandang dari sasaran yang akan dicapai)
c. Bawah-naik lawan atas-turun
(dipandang dari cara menentukan kebutuhan sistem)
d. Sistem menyeluruh lawan moduler
(dipandang dari cara mengembangkannya)
e. Lompatan jauh lawan berkembang
(dipandang dari teknologi yang akan digunakan)
a. Klasik (classical/traditional/conventional approach)
Klasik adalah pendekatan yang mengikuti tahapan-tahapan System Life Cycle
tanpa menggunakan alat / teknik.yang memadai dan tidak memberikan
pedoman lebih lanjut tentang bagaimana melakukan tahapan-tahapan
tersebut secara rinci. Permasalahan yang timbul (kelemahan) :
1. Pengembangan perangkat lunak sulit dan tidak terarah
2. Biaya perawatan atau pemeliharaan sistem mahal (dokumen tidak lengkap dan tidak terstruktur)
3. Kesalahan sistem besar (tanpa pengetesan sistem)
4. Keberhasilan sistem kurang terjamin (tidak melibatkan pemakai)
5. Kesulitan implementasi sistem (pemakai kurang terlibat)
6. Mengasumsikan analis sistem mengerti semua kebutuhan pemakai
b. Terstruktur (structure approach)
Klasik adalah pendekatan yang mengikuti tahapan-tahapan System Life Cycle
dengan menggunakan alat / teknik yang memadai (1970).
Alat tersebut meliputi : diagram arus data (data flow diagram),
kamus data (data dictionary), tabel keputusan (decision table),
diagam HIPO (HIPO diagram), dan bagan terstruktur (structured chart).
Permasalahan yang kompleks dipecah menjadi modul-modul terstruktur
dan terarah, fleksibel, dokumentasi yang baik, tepat waktu, sesuai
rencana dan biaya, produktifitas, kualitas sistem baik, dan melibatkan
pemakai sistem.
c. Sepotong (piecemeal approach)
Pengembangan yang menekankan pada suatu kegiatan/aplikasi tertentu tanpa
memperhatikan posisinya di sistem informasi atau tidak memperhatikan
sasaran organisasi secara global (memperhatikan sasaran dari kegiatan
atau aplikasi itu saja).
d. Sistem (systems approach)
Memperhatikan sistem informasi sebagai satu kesatuan terintegrasi untuk
masing-masing kegiatan/aplikasinya dan menekankan sasaran organisasi
secara global.
e. Bawah-naik (bottom-up approach)
Pendekatan dimulai dari perumusan kebutuhan-kebutuhan menangani transaksi
(tingkat operasional) dan naik ke tingkat atas (perencanaan strategis)
dengan merumuskan kebutuhan berdasarkan transaksi tersebut (ciri
pendekatan klasik, dimana data akan akan diolah terlebih dahulu kemudian
informasi yang dihasilkan mengikuti datanya.
f. Atas-turun (top-down approach)
Pendekatan dimulai dari tingkat atas (perencanaan strategis) kemudian
ke penanganan transaksi (tingkat operasional), yaitu penentuan output,
input, basis data, prosedur-prosedur operasi dan kontrol
(ciri terstruktur, dimana menekankan informasi yang dibutuhkan
kemudian data yang dibutuhkan).
g. Sistem menyeluruh (total-system approach)
Pendekatan pengembangan sistem serentak secara menyeluruh, sehingga
menjadi sulit untuk dikembangkan (ciri klasik).
h. Moduler (modular approach)
Pendekatan dengan memecah sistem komplek menjadi modul yang sederhana,
sehingga sistem lebih mudah dipahami dan dikembangkan, tepat waktu,
mudah dipelihara (ciri terstruktur)
i. Lompatan jauh (great loop approach)
Pendekatan yang menerapkan perubahan menyeluruh secara serentak
menggunakan teknologi canggih, sehingga mengandung resiko tinggi,
terlalu mahal, sulit dikembangkan karena terlalu komplek.
j. Berkembang (evolutionary approach)
Pendekatan yang menerapkan teknologi canggih hanya untuk aplikasi-aplikasi
yang memerlukan saja dan terus dikembangkan untuk periode berikutnya
mengikuti kebutuhan dan teknologi yang ada.
Keuntungan pendekatan terstruktur :
1. Mengurangi kerumitan masalah (reduction of complexity).
2. Konsep mengarah pada sistem yang ideal (focus on ideal).
3. Standarisasi (standardization).
4. Orientasi ke masa datang (future orientation).
5. Mengurangi ketergantungan pada designer (less reliance on artistry).
1.4 Alat dan teknik pengembangan sistem.
Terbagi atas :
a. Graphical tools.
HIPO, Data Flow Diagram, Structure Chart, SADT, Warnier/Orr,
Jakson's Diagram.
b. Diagram Chart.
~ Activity Chart :
~ Systems Flowchart.
~ Program Flowchart (Program Logic Flowchart, Detailed Computer Program
Flowchart).
~ Paperwork Flowchart / Form Flowchart.
~ Database Relationship Flowchart.
~ Process Flowchart.
~ Gantt Chart.
~ Layout Charting.
~ Personal Relationship Charting.
~ Working Distribution Chart.
~ Organization Chart.
c. Technique Public
~ Teknik Manajemen Proyek (Penjadualan Proyek).
~ CPM (Critical Path Method).
~ PERT (Program Evalution and Review Technique).
~ Fact Finding Technique (Mengumpulkan data dan menemukan fakta).
~ Interview, Observation, Questionaires, Sampling.
~ Cost Effectiveness Analysis / Cost Benefit Analysis.
~ Inspection and Walkthrough.
~ Meeting.
1.5 Pengertian, tujuan dan sasaran dalam tahap perancangan sistem
Desain/perancangan sistem dapat diartikan :
1. Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem.
2. Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional.
3. Persiapan untuk rancanga bangun implementasi.
4. Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk ; berupa penggambaran perencanaan, pembuatan sketsa, pengaturan dari bebarapa elemen terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi.
5. Konfigurasi komponen sofware dan hardware sistem.
Tujuan tahap perancangan sistem :
1. Memenuhi kebutuhan pemakai sistem.
2. Memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada
programmer dalam dan ahli-ahli teknik yang terlibat.
Sasaran yang harus dicapai :
1. Desain sistem harus berguna, mudah dipahami dan digunakan, data harus
mudah ditangkap, metode harus mudah diterapkan, informasi mudah
dihasilkan, mudaj dipahamai.
2. Desain sistem harus mendukung tujuan utama perusahaan.
3. Desain sistem harus efisien dan efektif untuk mendukung pengolahan
transaksi, pelaporana manajemen dan keputusan.
4. Desain sistem harus memberikan komponen sistem informasi secara rinci,
meliputi data, informasi, media penyimpanan, prosedur yang digunakan,
sumber daya manusia yang dibutuhkan, perangkat keras, perangkat lunak
dan pengendaliannya
Beberapa design forces (tekanan desain) yang harus diperhatikan :
1. Integrasi sistem
2. Jalur pemakai / sistem
(user interface : query, desain layar, umpan balik, batuan, pengendalian
kesalahan, desain workstation).
3. Tekanan dan persaingan
4. Kualitas dan kegunaan informasi
(tepat waktu, tepat guna, relecan).
5. Kebutuhan sistem
(keandalan, ketersediaan, keluwesan, skedul instalasi, berguna sesuai
pertumbuhan organisasi, kemudahan dipelihara).
6. Kebutuhan pengolahan data
(volume, hambatan waktu pengolahan, permintaan perhitungan).
7. Faktor-faktor organisasi
(sifat organisasi, tipe, ukuran, struktur organisasi, gaya manajemen).
8. Kebutuhan-kebutuhan biaya efektivitas
9. Faktor-faktor manusia
10.Kebutuhan dan kelayakan
(kelayakan teknik, kelayakan ekonomi, hukum, operasi, dan kelayakan
skedul).
Daftar Pustaka
1. Davis, William S., Systems Analysis And Design : A Structured Approach,
Addison-Wesley Publishing Company, 1983.
2. HM., Yogiyanto, Analisis dan Disain Sistem Informasi : Pendekatan
Terstruktur, Penerbit Andi Offset, Yogyakarta, 1995.
3. Lucas JR, Henry C., Analisis, Desain, Dan Implementasi Sistem Informasi,
Penerbit Erlangga, Edisi Tiga, Jakarta, 1987.
0 komentar:
Posting Komentar